団体旅行の幹事様への「虎の巻」
「団体旅行の幹事をすることになった。。。」悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
団体旅行の幹事と言えば、盛り上げ役ばかりが注目されがちですが、裏方としての仕事も、成功させるためには必要不可欠です。幹事の働き如何によって、その団体旅行が楽しいものになるかどうか決まってしまうと言っても過言では無いでしょう。
しかし、団体旅行のプランニングは個人旅行とは大きく異なります。
ここでは、幹事様へ向けた心構えを「虎の巻」としてお伝えいたします。
幹事が企画を立てる時、一番大切なのは団体旅行の目的をはっきりさせて、共有することです。目的が決まり、それを参加者で共有できれば、以下のメリットが出てきます。
- 目的を果たすために必要なイベントが決まる。
- 旅行会社に相談しやすくなる。
- サポートしてくれるキーパーソンの候補が挙がってくる。
- 旅行の説明をする時に「この目的だから」と説明しやすい。
幹事がやるべきことは、企画･準備･管理･会計など多岐にわたります。
そのため、自分ひとりで行うのではなく、信頼できる人を頼ることが重要になってきます。
そこで頼りになるのが、団体旅行を数多く行ってきている旅行会社の担当者です。きめ細やかな手配・親身に相談に乗ってくれる担当者のいる旅行会社を選びましょう。
また、社員旅行なら段取りの上手な人、盛り上げ上手な人などのキーパーソンに協力してもらえると百人力です。
※手前味噌ですが、「団体旅行ガイドナビ」は「バス旅行を熟知した専任スタッフが、いつでも対応」をセールスポイントにしております
団体旅行は、参加者が楽しんで盛り上がる旅になってくれれば言うことなし！成功です。
ということは、幹事の仕事は参加者に楽しんでもらうこと。主役は他の人と考えて、裏方に徹しましょう。
段取り八分、仕事二分とは、「事前の段取りを予め終わらせておくことで、その仕事は八割がた完了している」という意味ですが、幹事の仕事にはこの言葉がぴったり当てはまります。
また、準備が万全だと気持ちに余裕が生まれ、当日発生したハプニングにも臨機応変に対応することができます。
段取りについては、旅行会社の担当者をぜひ頼ってください。
宴会などがはじまると、全体を把握できるのは幹事様だけになります。
つまらなそうにしている人や具合の悪い人がいたら、早めに声をかけるのが吉です。
また、旅行が成功して皆が満足したタイミングで仲居さん、乗務員さんなどに心づけを渡そうと思っている人がいるかもしれませんが、これも早めが吉。どうせ渡すなら事前に渡しておいた方が、貰った人の気力が違い新たな協力者となってくれます 皆さまの団体旅行が大成功に終われるよう、団体旅行ガイドナビが少しでも力添えできればありがたく存じます。
